Zur Identifizierung eines Mangels wird eine möglichst örtlich fortlaufende Mangelnummer bzw. ID bestimmt. Desweiteren wird der postalische Ort ermittelt, sowie die genaue Position und der Umfang des Schadens dazu notiert.
Mehrere mit Datum benannte aussagekräftige Fotos, aus verschiedenen Blickwinkeln bei üblicher Beleuchtung, sollten bitte beigefügt werden.
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Die wichtigsten Informationen zum Mangel sind Art und Umfang des Problems, alle Details zu Material und Beschaffenheit sowie der Farbton.
Desweiteren das Datum der Feststellung und die verantwortliche Person möglichst mit Telefonnummer.
Auch der Status sollte vermerkt und aktuell gehalten werden.
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